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Tecnologías que facilitan implementar procesos eficientes para el trabajo a distancia
23 de febrero de 2024
El teletrabajo poco a poco va imponiéndose como una realidad en muchos sectores. Sin embargo, no todas las empresas están todavía preparadas para su implantación. En muchos casos, el principal problema tiene que ver con la preocupación de que se produzca una pérdida de eficiencia de los empleados cuando se encuentran fuera de la oficina. Por suerte, esto es algo poco común, y además, gracias a la tecnología es muy fácil de solucionar.
Implementar el teletrabajo con sentido común
En la oficina, el control efectivo sobre los empleados no resulta problemático. Todo el personal está presente y cualquier duda o problema se puede solucionar de una forma rápida.
Sin embargo, cuando la distancia impide que los jefes puedan mantener ese control, algunas empresas ponen en duda la eficacia del modelo digital. A veces, crece la desconfianza hacia los empleados y se emplean estrategias como el uso de programas de control. Es decir, sistemas que vigilan la pantalla de los trabajadores, la actividad de su ratón y teclado, etc.
En un artículo de CincoDías escrito por Rocío González, Peligros de usar bosswares en empresas para el control de empleados, ya hablamos sobre lo perjudicial de esta práctica que “puede erosionar la confianza de los empleados en la organización, violar su privacidad e incluso provocar demandas legales por intromisión en la privacidad", tal y como explicaba Josep Albors en el citado texto.
En otros casos, esto se complementa con llamadas de teléfono habituales durante la jornada o pidiendo explicaciones a los subordinados si durante cinco minutos no ha habido ningún movimiento en su ratón.
Esto es algo de lo que hemos hablado en EL PAÍS con José María Bascán, director de Recursos Humanos de Wolters Kluwer, en el artículo Las herramientas para aumentar la productividad en el teletrabajo: “Estar siempre encima de los empleados para saber qué hacen en cada momento es contraproducente, ya que corren el riesgo de agobiarse, padecer ansiedad y reducir su nivel de eficacia. Por suerte, estos problemas pueden evitarse. Pero para conseguirlo, es vital proporcionar herramientas que permitan que el trabajo se desarrolle con normalidad.
Esto es algo que han tenido en cuenta desde Hewlett Packard con su programa HP Impulsa, del que hemos hablado en El PAÍS en un artículo titulado Teletrabajar con todos los recursos tecnológicos y técnicos de la oficina y escrito por F.J. Recio. El objetivo es lograr que los empleados tengan a mano las mismas herramientas que cuando desarrollan su actividad de forma presencial. Además, gracias a la tecnología se puede teletrabajar de forma segura y mediante un servicio de asistencia técnica pueden solucionarse los problemas de modo remoto.
Sistemas de comunicación eficaces
Ya hemos tratado lo negativo que es el exceso de control. No obstante, siempre es importante contar con vías de comunicación que funcionen y que permitan interactuar a los empleados con los superiores sin perder demasiado tiempo. Vera Castelló, en CincoDías, ya habló de ello en Telecomunicaciones, el soporte del teletrabajo. Y es que resulta vital contar con redes de calidad para evitar interrupciones en la jornada diaria.
La tecnología proporciona a las empresas diferentes opciones para su comunicación. Las más cómodas son las de email. Esta herramienta, que ya lleva tiempo entre nosotros, todavía es la más eficaz para garantizar una comunicación fluida entre todos los miembros de la empresa. En el artículo El imperfecto pero irremplazable correo electrónico resiste medio siglo después, Ana Bulnes hablaba en EL PAÍS sobre su protagonismo en la vida diaria de todos los trabajadores.
No obstante, en ocasiones, la falta de inmediatez puede ser un obstáculo. Para superarlo hay otras opciones como, por ejemplo, Zoom o Google Meet.
Estas aplicaciones están pensadas para mantener reuniones con compañeros o clientes de un modo fácil y rápido. El intercambio de información es eficaz y es posible ver cara a cara al resto de los interlocutores.
El apoyo de la inteligencia artificial
Existen soluciones reales para medir el rendimiento de cada trabajador, y ninguna de ellas se apoya en controlar los movimientos del ratón o en visualizar de manera remota la pantalla de los empleados. Estas medidas resultan negativas y acaban teniendo un fuerte impacto en la salud de los trabajadores, que consideran que su estrés es superior incluso al que tenían en la oficina.
La inteligencia artificial y el big data son un apoyo muy importante que puede ayudar a los superiores a controlar de manera efectiva el rendimiento. Para ello, se pueden emplear diferentes métricas y valorarlas en conjunto con el resto de los trabajadores. Además, en muchos casos, cuando se compara la información con empleados que acuden a trabajar a la oficina, los resultados son sorprendentes.
Pero analizar métricas y parámetros tangibles no es la única aplicación de la IA. También resulta ideal a la hora de encontrar nuevos trabajadores. Comparando currículums y perfiles de diferentes aspirantes a un puesto se puede hacer una extrapolación de los datos a los logrados por empleados de la empresa. De esta forma, se extrae información muy valiosa sobre los candidatos más adecuados para cubrir cada vacante.
Almacenamiento en la nube
Otro de los problemas que deben afrontar las empresas a la hora de teletrabajar tiene que ver con la gestión de la información corporativa confidencial. Estos datos no pueden descargarse en los equipos de los empleados, ya que supone un riesgo. No por su deslealtad, sino por problemas de seguridad, malware, etc.
Para garantizar la seguridad de la información, lo mejor es emplear plataformas en la nube. Así, para acceder a los sistemas de la compañía se debe acceder a través de una red privada virtual, y todos los datos deben almacenarse en plataformas externas. Además, esto permite que los empleados cuenten con un lugar común en el que compartir archivos de relevancia. Resulta muy útil cuando debe trabajarse en equipo o colaborando con otros profesionales.
Como vemos, el teletrabajo no tiene por qué ir ligado a un descenso de la productividad. Con las herramientas adecuadas los empleados pueden continuar realizando la misma actividad. Además, en muchos de los casos, el hecho de trabajar desde casa puede ayudarlos como motivación adicional. Como responsable de Recursos Humanos, con la suscripción a EL PAÍS Profesional es posible estar al día de toda la actualidad. Conocer las últimas novedades sobre el teletrabajo es vital para tomar las mejores decisiones. Conoce aquí los planes que mejor se adaptan a tu organización.
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