Recursos Humanos
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Ventajas y preocupaciones de las oficinas flexibles
23 de febrero de 2024
Las oficinas flexibles son ya una realidad para muchas empresas. Los espacios de trabajo tradicionales poco a poco están dejando paso a un sistema que se adapta mucho mejor a las necesidades actuales de los negocios y también de los propios empleados. No obstante, aunque son muchas las ventajas que ofrecen estos espacios de trabajo, también deben afrontarse algunos retos que preocupan a los empresarios.
Ventajas de las oficinas flexibles
El auge de los espacios flexibles comenzó en 2017. Ese año, tal y como destacaba un informe elaborado por la consultora JLL del que hablamos en Los espacios flexibles en el trabajo han llegado para quedarse y publicado para CincoDías por Pablo Sempere, el mercado de las oficinas flexibles creció un 30 % , sumando cerca de un millón de metros cuadrados nuevos dedicados a este propósito. Hay muchas razones para ello, como mostramos a continuación.
Ideales para proyectos de corta duración
Los alquileres de oficinas, por norma general, exigen a las empresas unos contratos a largo plazo, algo que muchas veces supone un gran lastre. Sobre todo, si se tiene que hacer frente a pequeños proyectos que no tendrán un amplio recorrido en el futuro. Sin embargo, las oficinas flexibles se han convertido en una gran solución para los negocios. Por un lado, es posible utilizarlos sin comprometer las cuentas de la empresa, y también facilitan la firma de contratos temporales con los propios trabajadores, ya que muchos de ellos llegan solo para hacer frente a ese trabajo concreto.
Compatibilidad con el teletrabajo y el coworking
Pero no solo las empresas hacen uso de este tipo de servicios. Los trabajadores también pueden beneficiarse de las oficinas flexibles. Miriam Calavia Rogel habló de ello en Las oficinas del futuro: espacios híbridos con tecnología integrada para rendir más (y mejor), un artículo publicado en CincoDías. Cada vez hay una mayor oferta disponible en España, y se debe, sobre todo, al auge del teletrabajo. Muchos empleados aprovechan la proximidad de estas oficinas para llevar a cabo su trabajo de una forma menos solitaria, y contando con la compañía de otros trabajadores en su misma situación.
Esto también se extiende a autónomos y profesionales freelance que han encontrado en este tipo de oficinas el lugar perfecto para trabajar. Y es que tienen la oportunidad de desarrollar su actividad en un entorno tranquilo y acogedor, en el que pueden contar con la ayuda de otros profesionales para fomentar el trabajo colaborativo.
Las empresas emergentes también se han sumado a esta tendencia, y de hecho, tal y como explicó Rocío González en Las startups se apuntan a los nuevos espacios de trabajo, texto publicado en CincoDías, una de cada cuatro emplean espacios de coworking para llevar a cabo su actividad.
Comodidad de los trabajadores para retener el talento
Las empresas también están aprendiendo el importante valor añadido que supone tener contentos a los empleados. Esto es algo que Carlos Carsten, director general de Vitra para España y Portugal, ya explicó en Los espacios flexibles en el trabajo han llegado para quedarse de CincoDías hace unos años: "Si algo está claro es que es el empleado el que hace que una empresa sea rentable". Muchos expertos opinan en la misma línea, porque otra de las ventajas de las oficinas flexibles es su capacidad para retener y atraer al talento.
Hacer que los trabajadores se sientan como en casa también permite que acudan cada día al trabajo con una sonrisa. Esto es algo que cada vez más negocios comienzan a valorar. Para ello, diseñan espacios de trabajo en los que elementos domésticos como el sofá ganan protagonismo.
Reducción de costes
La rentabilidad de este modelo de oficinas es otra de las razones que están impulsando su crecimiento. Favorecer el trabajo remoto de los empleados y los horarios más flexibles permite ahorrar costes de infraestructura y de mantenimiento, algo que puede suponer un importe muy elevado en las oficinas tradicionales. Esos recursos pueden dedicarse a otras áreas más estratégicas del negocio.
Este ahorro parece convencer cada vez a más empresas. De hecho, como ya avanzó en CincoDías Alfonso Simón Ruiz, IWG lanza un plan para llevar sus oficinas flexibles a 500 edificios y 150 urbes en España. La apuesta de este grupo inmobiliario es un claro ejemplo de que los espacios flexibles funcionan, aunque todavía existen algunas reticencias a usarlos por parte de algunos sectores.
Preocupaciones de los empresarios
Algunas compañías todavía tienen reticencias a la hora de adoptar esta nueva forma de trabajar, como vamos a mostrar:
Problemas de comunicación
En ocasiones, cuando los trabajadores teletrabajan surgen problemas al interactuar con sus compañeros o superiores. Esta desconexión digital afecta, sobre todo, a la hora de construir relaciones, algo que resulta mucho más sencillo cuando el trabajo se lleva a cabo cara a cara. A largo plazo, existe el temor de que se pierda productividad.
Seguridad de los datos
Aspectos básicos como cerrar la sesión al salir a comer o dejar la pantalla apagada para evitar miradas indiscretas muchas veces se pasan por alto. Sin embargo, cuando en una misma oficina se encuentran personas ajenas a la empresa se deben extremar las precauciones. La confidencialidad y la integridad de la información corporativa se ha convertido en un quebradero de cabeza para muchas empresas que optan por las oficinas flexibles.
Dificultades para supervisar a los trabajadores
Un entorno de trabajo flexible hace que resulte mucho más complicado para los superiores mantenerse al día del trabajo que realizan los empleados. Concertar reuniones a distancia y asegurarse del cumplimiento de los KPI muchas veces no es suficiente. Muchos negocios están afrontando este problema ofreciendo jornadas mixtas en las que se acude a la oficina de la empresa varias veces por semana. Sin embargo, otros prefieren ofrecer una mayor confianza a los trabajadores y valoran su trabajo solamente con métricas tangibles.
Como hemos visto, las oficinas flexibles suponen un importante salto hacia delante para las empresas. El ahorro de costes, los beneficios que supone para los empleados y la mayor capacidad para retener y atraer a mejores profesionales justifican este cambio de paradigma. Para mantenerse actualizado sobre las novedades relativas a este fenómeno y sobre todas las noticias del sector empresarial, la suscripción a EL PAÍS Profesional es la mejor solución para cualquier CEO. Conoce aquí los planes que mejor se adaptan a tu organización.